In 8 Wochen zur eigenen Mitarbeiter App

Die Mitarbeiter App der MW-Anlagenbau & Drehteile Unternehmensgruppe 

Dass die MEA vielseitig einsetzbar ist, weiß auch die MW Anlagenbau & Drehteile Unternehmensgruppe zu schätzen. Sie nutzen die MEA erfolgreich als Mitarbeiter App, vor allem um ihre Mitarbeiter mit Neuigkeiten zu versorgen oder damit sich Kollegen untereinander austauschen. Nachfolgend ein paar Insights über den Projektablauf und die Einführung der Mitarbeiter App.

Sichere interne Kommunikation für Mitarbeiter

Die firmeninterne Kommunikation ist ein Feld im Wandel. Als Unternehmen mit mittelständischen Strukturen, treiben wir diesen Wandel proaktiv voran. Mit den Veränderungen durch die Corona Pandemie haben wir in der MW Anlagenbau & Drehteile Unternehmensgruppe beschlossen, die Mitarbeiter App von plazz AG einzuführen.

Vom Projektkickoff bis zum Launch der Mitarbeiter App sind insgesamt 8 Wochen verstrichen. Wir haben das Projekt in Zusammenarbeit mit der plazz AG in die folgenden Phasen unterteilt und die jeweiligen Verantwortlichkeiten im Unternehmen definiert.

1. Erstellung des inhaltlichen Konzepts: Welche Art von Inhalten, welche Bereiche und in welchem Umfang und Regelmäßigkeit Inhalte bereitgestellt werden. Der HR-Lead und die Kommunikationsabteilung haben einen Content-Rahmen erstellt, ohne sich dabei zu sehr einschränken zu müssen und vom Start der Konzeption mit ersten realen Inhalten beispielhaft gearbeitet.
2. Erstellung eines Interaktions- und Feedback Konzepts: Genauso wichtig, wie die Inhalte selbst, schien uns die proaktive Einbindung aller Mitarbeiter – in Form von öffentlichem Chat, Fragen und Kommentare zu einzelnen Beiträgen, aber auch klassische strukturierte Abfragen.
3. Schnittstellen und Prozesse: Der Bereich, der zunächst als sehr komplex, fast wie eine Blackbox, erschien, konnte jedoch am schnellsten definiert und realisiert werden. Über eine klassische SAML Single Sign On Integration konnten wir allen Mitarbeitern Zugang zum System der Mitarbeiter App gewähren. Die Umsetzung der Schnittstelle durch unsere IT, in Koordinierung mit der plazz AG war, in weniger als 4 Tagen abgestimmt und technisch umgesetzt.
4. Go Live Plan: Im Go Live Plan haben wir festgelegt, welche für unseren Konzern die bestmögliche VÖ Strategie darstellt. Dabei haben wir uns aus Gründen der Einfachheit und Schnelligkeit für die Veröffentlichung über einen firmeninternen Link entschieden. Essentiell war vor Einführung auch die Abstimmung mit dem Betriebsrat, wo es darum ging, die folgenden Fragen zu klären:

• • • Ist die Benutzung der App freiwillig?
    • Wird das Verhalten oder die Leistung des Mitarbeiters durch die App überwacht?
    • Ist der Zugriff nur über das eigene Smartphone möglich?
    • Gibt es eine Abgrenzung zwischen Arbeit und Freizeit?
    • Bietet die App ausreichend Schutz für die personenbezogenen Daten?

5. Der Launch der Applikation für Apple Geräte, Android Geräte und als Web App erfolgte nur 8 Wochen nach unserem ersten Projektkickoff. Wichtig war uns bei der Einführung, den Support unseres Inhabers und CEO zu haben. So haben wir in der App an prominenter Stelle ein Begrüßungs- und Dankesvideos des Inhabers eingebunden. Nicht weniger wichtig ist aber auch dass die Mitarbeiter abgeholt werden und technische Fragen zur Installation und zur Nutzung in einem FAQ bereitgestanden haben und last but not least, haben wir auch auf den Umgang mit personenbezogenen Daten hingewiesen und die Datennutzungsbedingungen erläutert. Die App selbst wurde gar nicht in den öffentlichen App Stores veröffentlicht. Es wurden Links für den Aufruf / Download über das firmeninterne Intranet zur Verfügung gestellt.

 

Umfang und Funktionsübersicht:

News: Tägliche Firmennews in der App sind zentraler Bestandteil unseres Angebotes: Von originären News bis hin zum Pressespiegel mit externen Verlinkungen. Dafür melden sich Mitarbeiter aus einzelnen Fachbereichen proaktiv in der Kommunikationsabteilung, welche einen Account zum CMS haben und so eigenständig Inhalte einstellen und veröffentlichen können.

Chat: Diese soll zum schnellen und einfachen Austauschen der Mitarbeiter dienen und unterstützend zum klassischen E-Mail Verkehr verwendet werden. Die Chatfunktion soll verschlüsselt sein, damit sensible Daten des Unternehmens nicht preisgegeben werden.

Pinnwände: Betriebliches Vorschlagswesen um Workflows, Ideenmanagement und das Miteinander unter den Mitarbeitern zu fördern.

Events: Einladungen sollen mithilfe einer eigenen Rubrik in der App bequem verschickt und an- oder abgelehnt werden. Die App verfügt über einen Kalender, in dem Veranstaltungen eingetragen und Mitarbeiter bei Bedarf auch daran erinnert werden. Eine nützliche und zudem unterstützende Funktion in Bezug auf die diversen Meetings, die Mitarbeiter täglich abhalten. Per Push-Nachricht sind diese Einladungen einfach verschickt, damit sie schnell gelesen werden können.

Zahlen des Unternehmens: Diese Rubrik steht den Führungskräften zur Verfügung. Dort wird grafisch demonstriert, wie wir auf dem Markt aufgestellt sind.

Raumpläne/Standorte: In diesem Bereich der App werden gerade neue Mitarbeiter bei der Raumsuche unterstützt. Zum Beispiel durch eine übersichtliche Karte und eine Legende, welche einzelne Ort näher erklärt.

Mitarbeiterumfragen: Eine wichtige Rubrik in der App, zur optimalen Garantie der Mitarbeiterzufriedenheit. Hier werden Umfragen leicht konzipiert und gleichzeitig an alle, beziehungsweise an eine ausgewählte Gruppe von Mitarbeitern, geschickt.

Krisenkommunikation: Diese soll im Notfall für verschiedene Krisen dienen, wie zum Beispiel: Unfall im Werk, Brand auf dem Gelände aber auch vorsorglich im Falle eines Corona-Ausbruchs. Der Vorteil hierbei ist die schnelle Push-Nachricht auf jedem Smartphone, welche besonders wichtig ist bei plötzlichen und unvorhersehbaren Situationen.

Hinweisgeber-System:  Im Rahmen des Lieferantenketten Gesetztes sind auch wir angehalten, die Anforderungen unserer Auftraggeber zu erfüllen. Wir haben über die App Lösung auch das anonyme Hinweis-Geber-System einfach und effektiv umsetzen können. Die rechtlichen Anforderungen konnten mit der Mitarbeiter App Lösung somit erfüllt werden.

Fazit:

Innerhalb von nur 4 Wochen nach Launch hatten über 50% der Belegschaft die Mitarbeiter App im Einsatz. Die Zahlen kletterten in den folgenden 8 Wochen auf über 85%. Die Einfachheit und die Wirksamkeit der Mitarbeiter App haben uns ermutigt, das Angebot bzw. den Umfang der Mitarbeiter App weiter auszubauen.

Der Bereich News und die Interaktion hat vom Start weg eine sehr hohe Aktivierungsrate. Aber auch bei den Umfragen konnte eine Teilnahme von über 50% erzielt werden. Insgesamt hat das digitale Angebot geholfen, Innovation gegenüber den Mitarbeitern zu demonstrieren und die Offenheit und Bereitschaft für digitale Technologien im Unternehmen zu leben.

 

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