Die EU-Hinweisgeberrichtlinie
Um einen EU-weiten Standard für den Schutz von Whistleblowern zu gewährleisten, hat die Europäische Union im Oktober 2019 eine Verordnung zum Whistleblower-Schutz verabschiedet. In einer zweijährigen Umsetzungsfrist sind die EU-Mitgliedsstaaten verpflichtet, die EU-Richtlinie 2019/1937 bis zum 17. Dezember 2021 in eigene nationale Gesetze umzusetzen.
Wir haben die wichtigsten Aspekte des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes zusammengefasst und was Unternehmen jetzt tun sollten, um sich vorzubereiten.
Schutz für Hinweisgebende
Nach der bisherigen Rechtslage bestand kein spezifischer Schutz von Hinweisgebende vor etwaigen Repressalien. Durch die neuen Vorschriften sollen Whistleblower künftig besser vor Entlassungen, Degradierungen und sonstigen Diskriminierungen geschützt werden. Somit sollen mit dem Hinweisgeberschutzgesetz Anreize gegeben werden, Gesetzesverstöße tatsächlich zu melden. In der Verordnung ist zudem eine Liste an unterstützenden Maßnahmen enthalten, zu denen Whistleblower Zugang haben müssen.
Nicht nur Unternehmen in der Pflicht
Unternehmen ab 250 Mitarbeitern oder mit mehr als 10 Millionen Euro Jahresumsatz müssen ab dem 16. Dezember 2021 sichere interne Meldekanäle bereitstellen. Ebenso müssen öffentliche Einrichtungen, Behörden sowie Kommunen ab 10.000 Einwohnern Hinweisgebersysteme einführen. Unternehmen zwischen 50 und 249 Mitarbeitenden haben dafür lediglich 24 Monate länger Zeit.
Doch was genau ist unter einem Meldekanal bzw. Hinweisgebersystem zu verstehen? Whistleblowern sollen die Möglichkeit erhalten, Meldungen entweder schriftlich über ein Online-System, einen Briefkasten oder per Postweg abzugeben und/oder mündlich per Telefonhotline oder Anrufbeantwortersystem. Auf Verlangen des Hinweisgebenden soll auch ein persönliches Treffen ermöglicht werden. Bei allen Meldewegen muss die Vertraulichkeit des Whistleblowers geschützt sein. Vertraulichkeit bedeutet nicht anonym! Dahingehende Aussagen von Betreibende elektronischer Systeme sind deshalb irreführend. Vertraulichkeit bedeutet, dass ein Meldekanal so sicher konzipiert, eingerichtet und betrieben wird, dass die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebenden und Dritter, die in seiner Meldung erwähnt werden, gewahrt bleibt.
Die Mobile Employee App der plazz AG als Beispiel für ein Hinweisgebersystem/Meldekanal
Weitere Verpflichtungen der Unternehmen
Neben der Einrichtung eines Hinweisgebersystems, also einem Meldekanal für Whistleblower, haben Unternehmen weitere Verpflichtungen. Für die Zuständigkeit innerhalb des Unternehmens soll eine „unparteiische Person“ für die Folgemaßnahmen zu den Meldungen des Whistleblowers bestimmt werden. Laut EU könnten das Compliance Officer, Personalleitende, Unternehmensjurist:innen, CFO, Geschäftsführung oder sogar ganze Abteilungen sein. Selbst die gleiche Person/Abteilung, die Hinweise oder Meldungen entgegennimmt, können bestimmt werden.
Binnen sieben Tagen nach Eingang eines Hinweises muss das Unternehmen dem Hinweisgebenden bestätigen, dass die Meldung eingegangen ist. Informationen seitens des Unternehmens bzgl. ergriffene Maßnahmen, Stand der internen Ermittlung und deren Ergebnis muss innerhalb von drei Monaten erfolgen.
Ferner hat das Unternehmen eine Informationspflicht. Unternehmen müssen ihren Mitarbeitenden leicht verständliche und zugängliche Informationen geben über unternehmensinterne Meldeprozesse und externe/alternative Meldewege an die zuständigen Behörden.
Alle eingegangenen Meldungen müssen sicher aufbewahrt werden, damit sie ggf. als Beweismaterial verwendbar sind.
Verpflichtende Einführung eines internen Meldekanals
Seit Dezember 2019 gilt die EU-Direktive 2019/1937. Viel Zeit ist seitdem vergangen. Doch in vielen Unternehmen ist bislang wenig Umsetzung erfolgt. Bis Ende 2021 haben alle Unternehmen mit über 249 Mitarbeitenden nur noch Zeit einen internen Meldekanal verpflichtend einzuführen. Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden haben noch bis Ende 2023 Zeit.
Doch viele Unternehmen und genauso viele Städte verfügen aktuell über kein umfassendes System, das Hinweisgebenden anonyme Meldungen möglich macht.
Die plazz AG ist führender Anbieter von Content- und Kommunikationsplattformen, der Mobile Employee App. Eine individuelle Lösung kann für Unternehmen und Kommunen innerhalb weniger Wochen aktiviert und umgesetzt werden, da die Anforderungen aus dem Hinweisgeberschutzgesetz als Funktionen bereits in der Mitarbeiter App implementiert sind.
Unsere SaaS Lösung MEA hat seit vielen Jahren ein Umfrage- und Abfragetool im Einsatz, mit welchem bei über 5.000 Corporate Events Feedback und Abfragen von Eventteilnehmern eingeholt wurde. Im CMS kann einfach konfiguriert werden, dass Antworten aus diesen Formularen anonym eingereicht werden. Die entsprechenden Hinweise werden ebenfalls anonym im CMS dargestellt. Es besteht die Möglichkeit einer E-Mail-Weiterleitung an Ombudspersonen.
Umfragetool und Custom Page in der Mobile Employee App
Erfahren Sie im folgenden Artikel Tipps von und zu Ombudspersonen:
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