Worauf zu achten ist
Sie möchten eine Mitarbeiter App in Ihrem Unternehmen einführen? Gute Wahl! Doch hierbei gibt es einige Kriterien, welche anfangs nicht jedem Entscheidungsträger bewusst sind. Um Klarheit zu schaffen, nennen wir Ihnen wichtige Kern-Faktoren, die bei der Auswahl einer Mitarbeiter App zu beachten sind.
1. Passwort-Richtlinien des Unternehmens
Sicherheit, vor Zugriffen von außen, ist bei jedem digitalen Tool, welches in einem Unternehmen eingesetzt wird, von zentraler Bedeutung. Der Einstieg in digitale Tools folgt dabei, in der Regel, der Eingabe eines Usernames und eines nutzerspezifischen Passworts.
Damit eine solche Mitarbeiter App überhaupt eingesetzt und freigegeben wird, ist es notwendig, dass die Password-Richtlinien des Unternehmens für den Zugriff auf die App adaptiert werden. Eine gute Mitarbeiter App sollte diese Einstellungsmöglichkeiten einfach über das Content Management System ermöglichen.
Noch besser ist es, wenn die Applikation die Nutzung eines OAuth Protokolls, wie SAML unterstützt. So spart sich der Nutzer das Anlegen von Authentifizierungsdaten und kann sich einfach über seinen Firmen-Account einloggen. Zudem sind die Zugänge einfach zu verwalten, sollten Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Mit Abschalten des Firmen-Accounts ist somit auch ein Zugriff auf die App nicht mehr möglich.
2. Anforderungen an IT-Security
Bei jeder Software, die in Unternehmen eingesetzt wird, ist eine Prüfung durch die IT-Security notwendig. In einer solchen Prüfung, die meist über unternehmensindividuelle Fragebögen stattfindet, werden für Datensicherheit und -schutz der Inhalte, relevante Abfragen durchgeführt, die in einer Klassifikation der Applikation resultieren.
Es gibt dabei in der Regel, abhängig von den genutzten Daten, unterschiedliche Klassifikationen und dementsprechend auch unterschiedlich hohe Anforderungen. Ohne eine Freigabe durch die IT-Security wird die Mitarbeiter Applikation nicht live gehen, daher ist eine enge Abstimmung von essenzieller Bedeutung.
Achten Sie bei der Auswahl der Mitarbeiter App darauf, dass der Anbieter die Fragen, der Kollegen aus der IT-Security, möglichst transparent beantwortet und ein gemeinsamer Lösungsweg für eventuelle Schwachstellen gefunden wird.
3. Flexibilität der Einsatzgebiete
Viele Applikation sind sehr starr auf ein Anwendungsgebiet ausgerichtet und ermöglichen kaum Flexibilität, was die Gestaltung und auch den Funktionsumfang angeht.
Bei Ihrer Mitarbeiter App sollten Sie darauf achten, dass Sie über das bereitgestellte CMS möglichst viel selbst administrieren und anpassen können. Flexibel gestaltet können viele Funktionen für unterschiedliche Teilbereiche eingesetzt werden. So ist zum Beispiel ein Social Feed, auf dem Nutzer posten können, nicht nur für die Abbildung von Impressionen einsetzbar, sondern auch für Q&As, in Calls. Die Anwendung als Chat-Funktion, für bestimmte Gruppen und Teams, oder als Diskussionswand für aktuelle Themen, wird ebenfalls häufig genutzt.
Wichtig bei solchen unterschiedlichen Einsatzgebieten ist, die Anpassung des Wordings, damit alle Nutzer auch den Zweck des jeweiligen Features kennen. Diese Flexibilität gilt für die einzelnen Funktionen, wie auch für die gesamte Applikation. Eingeführt als Onboarding App kann diese, durch flexible Gestaltung, zum Beispiel auch als Azubi oder Team App eingesetzt werden. Dadurch werden Synergien einer SaaS-Lösung erst vollständig ausgeschöpft.
4. Server-Standort Europa
Bei moderner Software, wie App Lösungen geht an der Cloud kein Weg mehr vorbei, um eine performante Anwendung zu schaffen. Durch Cloud Lösung wird die Skalierbarkeit der Anwendung und der Einsatz aktueller Technologien gewährleistet. Der Markt der Cloudanbieter wiederum ist beherrscht durch nordamerikanische Produkte, wie AWS, Google Cloud oder Microsoft Azure, was viele Datenschützer besorgt.
Dieser Umstand ist per se jedoch kein Kriterium, um nicht alle Anforderungen der DSGVO zu erfüllen. Es ist darauf zu achten, dass der Standort des jeweiligen Rechenzentrums in Europa liegt und die Verarbeitung auch ausschließlich an europäischen Standorten stattfindet. In Verbindung mit einem App-Anbieter, welcher auch aus Deutschland oder Europa stammt, ist ein datenschutzkonformes Hosting realisierbar. Besonders bedeutend ist dabei aber vor allem auch, dass der App-Entwickler selber in Deutschland sitzt und die Entwicklung nicht ausgelagert ist, sodass ggf. doch Daten außerhalb des europäischen Wirtschaftsraums gehalten und verarbeitet werden.
5. Konformität zur Datenschutzgrundverordnung
Die Frage nach der Konformität sollte für Anbieter bereits selbstredend beantwortet werden. Jedoch ist auch die rechtliche Auffassung der DSGVO innerhalb Europas durchaus unterschiedlich. Und auch wenn Sie eine lizensierte Lösung aus dem angelsächsischen Raum in Betracht ziehen, so ist zu prüfen, ob und wie die Vorgaben der DSGVO, wie z.B. Daten Portabilität, oder das Recht auf Löschung, umgesetzt sind.
Zu empfehlen ist es, frühzeitig in der Qualifizierung der Dienstleister einen Auftragsverarbeitungs-Vertrag einzufordern und den Austausch zwischen den Datenschutzbeauftragten Ihres Hauses und des Dienstleisters anzustoßen. Professionelle Anbieter werden Ihnen hier ein entsprechendes Dokument zur Verfügung stellen, indem, neben den gesetzlichen Bestimmungen, auch die technisch-organisatorischen Maßnahmen, weisungsberechtigte Personen, zugelassene Sub-Dienstleister und die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten enthalten sind. Der Austausch zwischen den Datenschutzbeauftragten hilft in der Regel dabei, mögliche Stolpersteine früh zu identifizieren und auszuräumen.
6. Strukturiertes „Do-it-yourself“ Content-Management-System
Der Endanwender sieht meistens nur die Oberfläche der Applikation, bei welcher die Usability und die Funktionen eine große Rolle spielen. Der eigentliche Motor steckt jedoch dahinter, und zwar im Content Management System. Administratoren sind darauf angewiesen, dass das CMS intuitiv bedienbar ist und das tägliche Arbeiten somit erleichtert wird. Der Aufbau und die Usability spielen dabei eine zentrale Rolle. Daher sollte bei der Auswahl ein klarer Fokus auf ein gut strukturiertes, einfach bedienbares und hilfreiches Content-Management-System gelegt werden.
Ein gutes Content-Management-System erkennt man daran, dass der Aufbau einer klar definierten Struktur folgt. Inhalte können über „Copy & Paste“ integriert werden und Funktionen lassen sich einfach über einen Schalter aktivieren und deaktivieren. Content Management Systeme, bei denen Inhalte über programmspezifische Befehle bedient werden, sind jedoch mit Vorsicht zu genießen. Diese Systeme erfordern meist einen sehr hohen Schulungsaufwand, im Nachgang.
7. Zustimmung & Einbindung des Betriebsrates
Der Betriebsrat wird sein legitimes Recht einfordern und ein Wort bei der Implementierung mitreden wollen. Gemäß dem Betriebsverfassungsgesetz hat der Betriebsrat zumindest ein Unterrichtungsrecht, bis hin zum Recht auf Mitbestimmung, je nachdem wie und in welchem Ausmaß eine digitale Lösung eingesetzt werden soll. Gegebenenfalls kann er entsprechend sogar ein Veto einlegen, wenn er den Eindruck hat, dass an ihm vorbeigearbeitet wird.
Daher ist es notwendig, den Betriebsrat bereits in der Phase von Konzeption und Planung mit einzubeziehen. Die Fragen zum Einsatzgebiet, den Funktionen und technischen Möglichkeiten, werden Ihnen bei der Auswahl einer entsprechenden Anwendung helfen und gleichzeitig den Betriebsrat mit ins Boot holen.
Der Fokus sollte darauf liegen, welche Möglichkeiten den Mitarbeitern in der Zusammenarbeit geboten werden und wie der Informations- und Kommunikationsfluss optimiert wird. Ebenso kann dem Betriebsrat selber ermöglicht werden, Neuigkeiten und Informationen über die App an die Mitarbeiter zu platzieren.
8. Laufende Weiterentwicklung der Lösung
Wo und wie findet die tatsächliche Entwicklung der Anwendung statt? Erfolgt sie in Deutschland, in Europa oder den USA? Setzt der Anbieter auf eigene Entwicklung oder auf Near- und Offshoring? Ist die Applikation selber entwickelt oder lizensiert? Diese Fragen sollten Sie Ihren potentiellen Anbietern stellen.
Gerade bei lizensierten Applikationen besteht kein Kontakt zum eigentlichen Entwickler und dadurch auch nicht die Möglichkeit, spezielle Sonderanpassungen und Weiterentwicklungen der Anwendung anzufragen. Bei der Einführung der Anwendung mag das keinen großen Einfluss haben. Im Zuge einer langfristigen Zusammenarbeit und Nutzung, wird dies jedoch meist zum Hindernis, im Ausbau des Einsatzes und bei der Adaption auf spezifische Unternehmensprozesse.
Wenn Sie diese Hinweise beachten, steht dem Start einer erfolgreichen Mitarbeiter App nichts mehr im Wege. Als eigener Anbieter, in diesem Bereich, können wir garantieren, diese Kriterien zu berücksichtigen.
Erfahren Sie mehr über unsere Lösung und vereinbaren ein persönliches Gespräch, mit unseren Beratern, unter sales@plazz.ag!
